Įmonių ir organizacijų veikloje asmens duomenų apsauga yra esminė sritis, siekiant užtikrinti, kad jautri informacija būtų tinkamai naudojama ir prieinama tik autorizuotiems asmenims. Vadovaujantis Bendruoju duomenų apsaugos reglamentu (BDAR), asmens duomenų tvarkymas yra griežtai reglamentuotas, tačiau dažnai grėsmės kyla ne tik iš išorės, bet ir iš pačių darbuotojų veiklos.
Šiame straipsnyje aptarsime, kaip organizacijos gali mažinti vidines grėsmes netinkamai duomenų apsaugai ir kaip efektyviai taikyti apsaugos priemones darbuotojų aplinkoje.
Darbuotojų švietimo svarba
Pirmasis žingsnis siekiant mažinti vidines grėsmes yra darbuotojų švietimas. Daugelis asmens duomenų apsaugos pažeidimų įvyksta dėl darbuotojų nežinojimo ar atsitiktinių klaidų, todėl svarbu užtikrinti, kad visi organizacijos darbuotojai suprastų savo atsakomybę tvarkant asmens duomenis. Tai apima jų žinias apie BDAR reikalavimus bei Asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymą, taip pat kaip identifikuoti galimus duomenų apsaugos pažeidimus ir kokių prevencinių priemonių galima imtis norint to išvengti.
Reguliarios mokymo programos, kuriose darbuotojams paaiškinama, kaip saugiai tvarkyti asmens duomenis ir užkirsti kelią neatsargiam duomenų atskleidimui, gali padėti sumažinti duomenų saugumo riziką. Įmonės taip pat gali organizuoti mokymus apie didesnės rizikos sritis, kaip vaizdo stebėjimas, tiesioginė rinkodara ir pačių organizacijos darbuotojų duomenų tvarkymas.
Prieigos ribojimas ir duomenų valdytojo atsakomybės
Siekdamos užtikrinti, kad asmens duomenys būtų tinkamai apsaugoti, įmonės turėtų skirti ypatingą dėmesį prieigos prie duomenų valdymui. Duomenų tvarkymo procesai turėtų būti struktūruoti taip, kad kiekvienas darbuotojas turėtų prieigą tik prie tų asmens duomenų, kurie yra būtini jų pareigų vykdymui. Duomenų valdytojas yra atsakingas už tai, kad būtų laikomasi šių ribų ir užtikrinama, jog prieiga prie asmens duomenų būtų suteikiama tik asmenims, kuriems jos iš tikrųjų reikia ir jokia perteklinė asmens informacija nebūtų atskleista tretiesiems asmenims.
Tam tikros papildomos priemonės, kaip dviejų veiksnių autentifikacija ar slaptažodžių atnaujinimas, padeda užkirsti kelią nesankcionuotai prieigai ir užtikrina, kad asmens duomenų saugumas nebūtų pažeistas. Organizacijos, kurios dirba su daug ir jautrios informacijos turėtų apsvarstyti apie įmonės duomenų apsaugos pareigūną, kuris gali prižiūrėti, kaip laikomasi duomenų apsaugos procedūrų ir, ar vykdomi visi BDAR keliami reikalavimai.
Apsaugos priemonių įgyvendinimas ir priežiūra
Duomenų apsaugai būtina nuolat vertinti ir atnaujinti apsaugos priemones. Tai apima ne tik techninius sprendimus, bet ir organizacines priemones, kuriomis siekiama užtikrinti asmens duomenų tvarkymo saugumą. Asmens duomenų apsaugos įstatymas numato, kad organizacijos turi atlikti rizikos vertinimą ir įgyvendinti būtinas apsaugos priemones, siekdamos sumažinti vidinių grėsmių tikimybę.
Pavyzdžiui, duomenų apsaugos pareigūnas gali organizuoti reguliarias duomenų apsaugos auditų sesijas, siekiant įsitikinti, kad asmens duomenys tvarkomi laikantis reglamento nuostatų. Poveikio duomenų apsaugai vertinimas taip pat gali padėti įvertinti, kaip nauji procesai ar sistemos paveiks asmens duomenų apsaugą.
Duomenų saugumo pažeidimų valdymas
Be visų prevencinių ir organizacinių priemonių, įmonės turi būti kaip įmanoma geriau pasirengusios reaguoti į galimus asmens duomenų saugumo pažeidimus, jei nori išvengti didelių finansinių nuostolių. Esant pažeidimui, duomenų valdytojas privalo pranešti apie incidentą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai bei imtis būtinų veiksmų pažeidimo pasekmėms sumažinti.
Kiekviena organizacija turėtų turėti aiškų veiksmų planą, kuris nurodo, kaip reaguoti į duomenų apsaugos pažeidimą, kokius asmens duomenis galimai paveikė incidentas ir kokius veiksmus atlikti siekiant išvengti panašių incidentų ateityje. Delsiant pranešti apie žinomą pažeidimą ar nesistengiant taisyti jo padarinių galite sulaukti didelės piniginės baudos, kuri gali siekti net 2-4% įmonės ankstesnių finansinių metų bendros metinės pasaulinės apyvartos, arba iki 10-20 mln. EUR.
Sutikite, asmens duomenų apsauga yra itin svarbus organizacijų veiklos aspektas, ypač siekiame išvengti numatytų milžiniškų baudų. Įgyvendinant darbuotojų mokymus, ribojant prieigą prie duomenų ir užtikrinant griežtą apsaugos priemonių priežiūrą, įmonės gali žymiai sumažinti duomenų saugumo pažeidimų riziką. Pasitelkite teisės specialistus, kurie išmano BDAR ir kitus duomenų apsaugos įstatymus, ir stiprinkite savo reputaciją bei klientų pasitikėjimą.
