Kad ir kur dirbtumėte – biure ar namuose – darbo stalas dažnai tampa tarsi magnetas, traukiantis popierius, puodelius, laidus, užrašus ir net atsitiktinius daiktus. Nepastebimai ima kauptis netvarka, kuri blaško dėmesį ir trukdo susikaupti. Kad darbas vyktų sklandžiai, padeda paprasta ir aiški tvarkos sistema.
Nors palaikyti švarą gali atrodyti nesudėtinga, ilgainiui toje pačioje darbo aplinkoje lengva priprasti prie daiktų sankaupos. Tvarkinga darbo erdvė svarbi ne tik dėl estetikos – ji prisideda prie didesnio produktyvumo, geresnės emocinės savijautos ir stipresnio profesinio įvaizdžio.
„Niekas nenori gaišti laiko ieškodamas daiktų ar dokumentų – verčiau susitelkti į darbo užduotis. Skaitmeniniai sprendimai, tokie kaip dokumentų laikymas debesijoje (angl. cloud), mažina popieriaus kalnus ant jūsų stalo, todėl padeda išlaikyti darbo vietą tvarkingą ir funkcionalią“, – sako „Tele2” inovacijų ekspertas Arnoldas Lukošius.
Netvarka veikia ne tik fizinę aplinką – ji daro įtaką ir psichologinei būsenai: blaško, kelia įtampą ir dažnai atspindi vidinį žmogaus ar visos komandos chaosą.
Galiausiai, švari ir organizuota darbo vieta kuria profesionalų įvaizdį – tiek klientams, tiek kolegoms ar partneriams ji signalizuoja apie atsakingą požiūrį į darbą bei pagarbą aplinkiniams.
Patarimai, kaip susitvarkyti darbo vietą ir padidinti produktyvumą:
- Organizuokite pagal naudojimo dažnumą
Dažniausiai naudojamus daiktus laikykite po ranka – stalčiaus viršuje ar ant stalo. Rečiau naudojami daiktai gali rasti vietą žemesniuose stalčiuose ar spintelėse. Taip sumažinsite laiką jų paieškai ir dirbsite efektyviau.
- Rūšiuokite: „Pasilikti“, „Išmesti/perdirbti“, „Atiduoti“
Trys dėžės – vienas sprendimas: „pasilikti“, „išmesti/perdirbti“ ir „atiduoti“. Net jei sunku atsisveikinti su daiktais, ši sistema padeda lengviau apsispręsti bei suteikia antrą šansą daiktams, kurie jums nebereikalingi. Pavyzdžiui, nebenaudojamą elektroniką galima kažkam padovanoti arba atiduoti į specialias perdirbimo vietas – vienas iš būdų, pasinaudoti gamintojų ar operatorių siūloma senos įrangos surinkimo programa: atnešus į „Tele2“ saloną už seną telefoną galima gauti nuolaidą naujam įrenginiui.
- Sutvarkykite laidus
Laidai – slaptas ir neišsenkantis netvarkos šaltinis. Pažymėkite kiekvieną laidą lipduku (galite naudoti etikečių spausdintuvą) ir naudokite tvarkykles ar spaustukus, kad jie nesipainiotų. Laidų laikiklius galima pasigaminti ir patiems – pavyzdžiui, iš batų dėžių ar tuščių popierinių ritinėlių.
- Nufotografuokite savo darbo vietą
Paprastas, bet efektyvus būdas rasti motyvacijos tvarkytis – pažvelgti į savo darbo aplinką iš šalies. Nuotraukoje dažnai lengviau pamatyti tai, kas kasdien tiesiog praslysta pro akis – netvarką, nereikalingas smulkmenas ar vizualinį triukšmą.
- Skaitmeninkite užrašus ir dokumentus
Popieriniai dokumentai – viena dažniausių netvarkos priežasčių. Naudokitės programėlėmis, tokiomis kaip „Adobe Scan“, kurios leidžia lengvai nuskenuoti dokumentus ir išsaugoti juos debesyje (pvz., „Google Drive“ ar „Dropbox“). Taip dokumentai visada bus po ranka, o stalas – tvarkingas. Vizitines korteles taip pat galima tiesiog nufotografuoti ir perkelti kontaktus į telefoną – fizinių kortelių nebereikės.
- Ugdykite įprotį
Galiausiai – ugdykite įprotį. Kaskart atsinešę naują daiktą (pvz., dokumentą ar laišką), iškart nuspręskite, ką su juo daryti: išsaugoti, išmesti ar perkelti kitur. Tai padeda užkirsti kelią netvarkai dar prieš jai susikaupiant.
